Hoe lang bewaren jullie de oude dossiers met vrijwilliger gegevens?

In onze Facebookgroep Vrijwilligerscoördinatie stelde Ingrid de vraag: “Hoe lang bewaren jullie de oude dossiers met vrijwilliger gegevens? Is daar een wettelijk termijn voor? Ik lees hierover nl. verschillende dingen.” Dit zijn de reacties:

Conny: Als je geen financiële overeenkomst hebt met vrijwilligers (vrijwilligersvergoeding) dan hoef je niets te bewaren. Wij vernietigen daarom na afscheid het dossier (AVG).

Martine: Wij verbergen alle gegevens bij uitdiensttreding in het centrale systeem en op papier vernietigen we dan. Na een jaar worden gegevens bij ons ook uit de background gehaald. Tot dan kunnen alleen vaste medewerkers met autorisatie er nog bij. 1 van die medewerkers heb ik verantwoordelijk gemaakt voor dat proces.

Helga: Geen financiële overeenkomst, dus na beëindigen overeenkomst worden alle gevens verwijderd.

Yvonne: Bij ons wordt alles vernietigd bij afscheid. Mochten er twijfels zijn bij terugkomst dan bewaren we het nog een poosje.

Toevoeging Kenniscentrum Vrijwilligers: Dit zegt de Autoriteit Persoonsgegevens hierover: “Om een goede administratie te kunnen bijhouden, moeten organisaties bepaalde persoonsgegevens een tijd bewaren. Maar dat mag niet langer gebeuren dan noodzakelijk is. In de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) staat geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens” (bron).

Dit betekent dus dat je in de praktijk als organisatie zelf een bewaartermijn mag stellen, maar dat je wel moet kunnen beargumenteren waarom je deze gegevens al die tijd bewaart. Die bewaartermijn neem je op in de privacyverklaring.

> Wil je de reacties lezen of misschien ook reageren op dit Facebook bericht? 
Ga naar het item in onze Facebookgroep Vrijwilligerscoördinatie.

> Ben je vrijwilligers coördinator en zoek je een betaalbare én praktisch ingestoken cursus?
Dan is onze basiscursus Vrijwillligerscoördinatie of de verdiepcursus Leidinggeven aan Vrijwilligers iets voor jou.

Met dit artikel wil Kenniscentrum Vrijwilligers | VrijwilligersAanZet praktische tips geven voor het organiseren van vrijwilligersinzet. Wil je onze gratis maandelijkse nieuwsbrief ontvangen? >> Schrijf je hier in.